دليل إجراءات «المقاصة» لحضور الجمعيات العمومية للصناديق والشركات إلكترونياً

لم يعد التغيير اختياريا، بل صار إجباريا تحت وطأة الجائحة الصحية، فكل الكيانات الاقتصادية دخلت في ورش عمل لتأسيس منصات وسياسات عمل للمرحلة المقبلة عبر تطويع التقنيات التكنولوجية لضمان استمرارية الأعمال ومواكبة تشغيلها، وتماشيا مع تلك المتغيرات، فقد أسرعت الشركة الكويتية للمقاصة، وانتهت من إعداد دليل السياسات والإجراءات الخاصة بالجمعيات العمومية عبر الأنظمة الإلكترونية تنشر تفاصيلها "الجريدة"، وذلك بجهد جهيد وخلال وقت قياسي، عبر ورشة عمل قادها الرئيس التنفيذي للشركة الكويتية للمقاصة، خلدون الطبطبائي، وفريق العمل بالشركة، لضمان المحافظة على مصالح المساهمين وممارسة حقوقهم، تماشيا مع التحديات ومواكبة للنظم العالمية، خصوصا أن بورصة الكويت حاليا بعد الترقيات باتت تحوي الكثير من الاستثمارات الأجنبية، سواء من الأفراد والمؤسسات.

وتضمن السياسات والإجراءات الجديدة التي ستطبّق على الشركات والصناديق مشاركة المساهمين في الجمعيات العمومية والتصويت على قراراتها من خلال نظام الكتروني يضمن التمثيل القانوني والحضور العادل لهم، وهو ما سيكون له صدى إيجابي لسمعة بورصة الكويت أمام المستثمرين الأجانب، وبما يعمّق الثقة والشفافية.

وكشفت المقاصة أن تلك السياسات والإجراءات الواردة في دليل إجراءات انعقاد الجمعيات العمومية عبر المنصات الإلكترونية سيتم تطبيقها بصورة مؤقتة، تزامناً مع الأزمة العالمية المتعلقة بفيروس كورونا وتعليمات الجهات الحكومية الصحية، والى حين صدور قرار من الهيئة بالتعديل عليها.

وسيكون من حق المساهم إما المشاركة في الحضور بالجمعيات العمومية والتصويت على قراراتها من خلال هذا النظام الإلكتروني، أو من خلال الحضور المباشر باجتماع الجمعية العمومية في حال عدم وجود قيود تمنع من الانعقاد حضوريا.

واعتبرت المقاصة أن دخول المساهم الى النظام الإلكتروني يعد إقرارا منه بتفويض هذا النظام في إبداء رغبته في حضور الجمعية العمومية وإبداء رغبته في القرارات التي صوّت عليها بالطريقة المحددة بهذه السياسة، كما يعد إقرارا منه بتفويض الممثل القانوني للمصدر بتمثيله في الجمعية العمومية لتلاوة التقرير الصادر عن النظام الإلكتروني فيما يخص كل بند من بنود الجمعية العمومية.

التسجيل في النظام

1 - توفر المقاصة بريدا إلكترونيا لكل مساهم في الشركات يكون مخصصا لطلب تسجيل المساهم بالنظام الإلكتروني، ويكون على نوعين؛ الأول مخصص لشريحة المساهمين الطبيعيين والآخر لشريحة المساهمين الاعتباريين.

2 - تنشر المقاصة النموذج الخاص بتسجيل المساهمين على موقعها الإلكتروني، والذي يتم إرساله بعد التعبئة من قبل المساهم إلى البريد الإلكتروني المخصص لذلك من المقاصة.

3 - يتعيّن على المساهم التأكد من تعبئة النموذج بشكل كامل وإرفاق المستندات المطلوبة.

4 - في حال المساهمين الطبيعيين، يتعين إرفاق نموذج التسجيل مع صورة البطاقة المدنية الأصلية وصورة جواز السفر، وفي حال عدم وجود صورة لجواز السفر يتم إرفاق أي مستند رسمي يوضح فيه تطابق توقيع المساهم على نموذج التسجيل.

5 - في حال المساهمين الاعتباريين، يتعين إرفاق نموذج التسجيل مع صورة اعتماد التوقيع وصورة البطاقة المدنية للمخول بالتوقيع وصورة من هوية التعريف بالمساهم.

6 - تحتفظ المقاصة بحقّ رفض أي طلب غير مستوفٍ للبيانات، أو في حال التحقّق من أن البيانات المرسلة لا تعود للمساهم. كما يمكن للمقاصة الاتصال بالمساهم لطلب أي بيانات أو مستندات إضافية.

7 - يتم إرسال اسم المستخدم وكلمة السر إلى البريد الإلكتروني الوارد في نموذج التسجيل، ولا تكون المقاصة مسؤولة عن أيّ سوء استخدام أو خطأ لبيانات الدخول على النظام الإلكتروني، أو في حال حصول طرف غير مخوّل عليها.

8 - يتعيّن على المساهم، فور الحصول على بيانات الدخول، تغيير كلمة السر الخاصة به.

9 - يتعين على المساهم الإبلاغ عن فقدانه كلمة السر.

10 - توفّر المقاصة رابط الدعم الفني للنظام لحصول المساهمين على المساعدات التقنية.

11 - تقدّم المقاصة تقارير شهرية للهيئة عن عدد المساهمين المسجلين بالنظام.

طلب اجتماع جمعية عامة

1 - يخطر المصدر الوزارة والهيئة في حال كان المصدر شخصا مرخصا له من قبل الهيئة.

2 - يطلب المصدر اجتماع جمعية عامة من خلال المنصة الإلكترونية المخصصة مسبقاً من المقاصة للمصدرين، وذلك عبر تحميل نموذج طلب الاجتماع، على أن يتم إرفاق ما يفيد إخطار الوزارة أو الهيئة بالنسبة لصناديق الاستثمار.

3 - يتعين على المصادر التأكد من تعبئة جميع الخانات في نموذج الطلب، ومن ذلك تفاصيل بنود اجتماع الجمعية العامة باللغتين العربية والإنكليزية.

4 - يتعين على المصدر التحديد فيما يخص مشاركة المساهم بأنها خاصة بالاجتماع فقط أو جميع الاجتماعات المؤجلة.

5 - يكون تاريخ اجتماع الجمعية العامة بعد مدة لا تقل 7 أيام عمل من يوم تقديم الطلب، ولا تزيد على شهر.

6 - للمقاصة الحق في رفض طلب الاجتماع في حال عدم استيفاء البيانات أو في حال عدم إرفاق ما يفيد إخطار الوزارة، أو في حال طلب الجهات الرقابية.

7 - للمقاصة الحق في رفض طلب الاجتماع في حال وجود مستحقات مالية في ذمة المصدر.

8 - يتحمل المصدر المسؤولية عن صحة بنود الاجتماع المرسلة منه إلى المقاصة.

9 - في حال استيفاء الطلب، تفعّل المقاصة الجمعية على النظام الإلكتروني خلال فترة لا تزيد على يومي عمل، وبالتالي إتاحة الاطلاع والمشاركة من المساهمين.

المشاركة والتصويت

1 - يتيح النظام الإلكتروني للمساهمين الوصول والاطلاع على كل المستندات المقدمة من مجلس الإدارة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وفرصة المشاركة والتصويت على بنود الجمعية العامة، وذلك للاجتماعات التي تم تفعيلها، باللغتين العربية والإنكليزية.

2 - يتم إتاحة المشاركة بالتصويت على بنود الاجتماع، والتأكيد على المشاركة بالنظام خلال فترة لا تقل عن خمسة أيام عمل حتى تاريخ الاجتماع المعلن.

3 - يمكن إتاحة أكثر من اجتماع على النظام الإلكتروني خلال نفس الفترة.

4 - يمكن للمساهم المشاركة والتصويت على بنود الاجتماع خلال فترة الإتاحة.

5 - يتم إغلاق باب المشاركة والتصويت على بنود الجمعية العامة في الساعة الثامنة صباح يوم الاجتماع المعلن.

6 - يمكن للمساهم المشاركة والتصويت بما يعادل الأسهم المملوكة والخالية من أي قيود تمنع دخولها في نصاب الحضور أو التصويت.

7 - لا توجد خاصية تجزئة الأسهم المملوكة للمساهم.

8 - يمكن للمساهم إبداء الموافقة أو عدم الموافقة أو الامتناع على أي بند من بنود الاجتماع.

9 - يتم إتاحة نافذة استفسارت عبر النظام الإلكتروني لجميع المساهمين لإبداء أي استفسارات تتعلق ببنود الاجتماع، وذلك في أول يومي عمل من فترة إتاحة المشاركة.

10 - يلتزم المصدر بالرد على جميع الاستفسارات الواردة عبر النظام الإلكتروني، وذلك خلال يومي عمل من تاريخ ورود الاستفسار، ويكون الرد عبر بيانات الاتصال التي يتلقّاها المصدر من المقاصة.

11 - يتم إتاحة نافذة ملاحظات عامة عبر النظام الإلكتروني لجميع المساهمين لإبداء أي ملاحظات أو تحفّظات أو تعليقات عامة على بنود الاجتماع.

12 - لا يتم إرسال أيّ بيانات عن إجمالي المشاركة أو نتائج التصويت إلى المصدر خلال فترة الإتاحة، ويتم ذلك فقط بعد إغلاق باب المشاركة.

13 - بالنسبة لصناديق الاستثمار، يكون مدير الصندوق مسؤولا عن إرسال الدعوة للجهات المعنية (الهيئة والبورصة ومراقب الاستثمار ومراقب الحسابات ومكتب التدقيق الشرعي الخارجي في الأحوال المقررة)، وتبطل الجمعية في حال عدم حضور مراقب الحسابات ومكاتب التدقيق الشرعي الخارجي، إذا كان من المقرر عرض البيانات المالية على حملة الوحدات.

14 - تكون مشاركة المساهم بناء على آخر رصيد أسهم مملوك في يوم الحيازة، وفي حال البيع قبل يوم الحيازة سيتم إلغاء المشاركة.

آلية احتساب النصاب

1 - يتم تحديث أرصدة المساهمين المشاركين صباح يوم انعقاد اجتماع الجمعية العامة وفقا لسجل المساهمين، ويتم استخدام آخر رصيد للمساهم وفقا لهذا الرصيد.

2 - بعد إغلاق باب المشاركة في النظام الإلكتروني يتم تفعيل خاصية الاطلاع على تقرير نتائج المشاركة والتصويت على بنود الاجتماع للمصدر من خلال المنصة الإلكترونية الخاصة به.

3 - يتم إرسال تقرير منفصل بجميع الملاحظات والتحفّظات الواردة من المساهمين المشاركين في النظاام الإلكتروني إلى المصدر.

4 - يتم احتساب النصاب بناء على إجمالي أسهم المساهمين المشاركين وفق للرصيد المحدث، وتكون نسبة الحضور بتقسيم الإجمالي المشارك على إجمالي أسهم المصدر.

5 - يتم احتساب نسبة الموافقة أو عدم الموافقة أو الامتناع لكل بند من بنود الاجتماع.

6 - في حال كان أحد البنود من الاجتماع خاص بالتصويت على انتخاب أعضاء مجلس الإدارة، فسيتم اعتماد آلية التصويت النسبي.

7 - بالنسبة للصناديق، فإن قرارات تعديل النظام الأساسي التي تمسّ الحقوق المكتسبة لحملة الوحدات أو في حال التصفية بناء على طلب مدير الصندوق، فيجب أن تصدر بموافقة حملة الوحدات الذين يملكون أكثر من 50 بالمئة من رأسمال الصندوق المصدر، وبعد الحصول على الموافقات المسبقة من الهيئة.

8 - جميع عمليات احتساب النتائج تتم بصورة آلية دون تدخّل بشري، سواء من المقاصة أو المصدر.

9 - في حال تأجيل انعقاد اجتماع الجمعية بسبب عدم اكتمال النصاب القانوني للحضور، يتعيّن على المصدر إرسال طلب جديد إلى المقاصة من خلال تحميل النموذج المخصص لذلك على المنصة الإلكترونية عن موعد الاجتماع المؤجل، بعد إخطار الوزارة أو الهيئة بالنسبة لصناديق الاستثمار.

10 - يخضع الاجتماع المؤجل إلى السياسات رقم 2 و3 من هذا الدليل.

11 - تعمل المقاصة على أخذ التدابير الفنية والتقنية اللازمة لعمل النظام بشكل سليم، ولا تتحمل أي مسؤولية نتيجة حدوث أي خطأ تقني غير متعمد بأنظمتها الآلية أو الأمور الخارجة عن سيطرتها.

نتائج المشاركة

1 - يمكن للمصدر الطلب من المقاصة من خلال البريد الإلكتروني بتزويده بنموذج بطاقات الدعوة لاجتماع الجمعية العامة.

2 - يكون المصدر مسؤولا عن تسليم الدعوة للمساهمين الراغبين بالحضور المباشر.

3 - يكون المصدر مسؤولا عن تجميع بطاقات الدعوة في موعد الاجتماع، وإضافة مجموع الحضور المباشر مع إجمالي النصاب الصادر من النظام الإلكتروني للمساهمين المشاركين من خلاله.

4 - يكون المصدر مسؤولاً عن صحة بطاقات الدعوة والتأكد من هوية حامليها.

5 - لدى إضافة بند جديد على جدول أعمال الجمعية العمومية بموجب المادة 213 من قانون الشركات رقم 1 لسنة 2016 وتعديلاته، فإن نتيجة تصويت المساهمين المشاركين إلكترونيا تحسب بالامتناع عن التصويت على البند الجديد.

نقل فعاليات الجمعية

1 - يلتزم المصدر باستخدام خاصية نقل فعاليات اجتماع الجمعية العامة عبر الصوت والصورة التي ستوفرها المقاصة.

2 - يتم إرسال رابط الاطلاع على فعاليات الاجتماع لجميع المساهمين المشاركين من خلال النظام الإلكتروني.

3 - يمكن فقط الاطلاع على النقل الخاص بفعاليات الاجتماع، ولا يمكن التصويت أو إبداء الملاحظات من خلاله، ولا يؤثر الاطلاع بأي حال على نصاب الحضور.

4 - يتعين على المصدر قراءة تقرير النصاب الصادرة من النظام الإلكتروني ونتائج المشاركة خلال الاجتماع، وكذلك ملخص تقرير نصاب الحضور المباشر إن وجد.

5 - يتعين على المصدر قراءة تقرير الملاحظات والتحفّظات الوارد من المساهمين المشاركين.

6 - لا تتحمّل المقاصة أي مسؤولية حال امتناع المصدر عن قراءة التقارير الخاصة بالمشاركة عبر النظام الإلكتروني، أو في قراءة بيانات خاطئة.

آلية مشاركة أمناء الحفظ

1 - يمكن لأمناء الحفظ الفرعيين القيام بطلب بيانات الدخول على النظام الإلكتروني لجميع حسابات عملائه من المساهمين.

2 - يتعين على أمين الحفظ إرسال طلب واحد مع إرفاق قائمة الحسابات المطلوبة إلى البرياد الإلكتروني الخاص بتسجيل المساهمين.

3 - تنشئ المقاصة بيانات الدخول، وذلك لكل مساهم من المساهمين بصورة منفصلة.

4 - يتعين على أمين الحفظ بعد تسلّم بيانات الدخول تغيير كلمة السر لكل مساهم.

5 - تقع المسؤولية على أمين الحفظ في المتابعة مع عملائه خلال فترة إتاحة المشاركة، والقيام بالمشاركة والتصويت عبر النظام الإلكتروني.

6 - يتم تطبيق ما جاء في السياسة رقم 3 و5 و6 في هذا الدليل على مشاركة أمين الحفظ.

7 - تقع المسؤولية على أمين الحفظ بإبلاغ المقاصة في حال قيام عميله من المساهمين بتغيير أمين الحفظ أو انتهاء العلاقة.

8 - لا تتحمل المقاصة أي مسؤولية تجاه المساهم عميل أمين الحفظ لأي استخدام لأمين الحفظ للنظام الإلكتروني نيابة عن العميل.

التقارير وحفظ المستندات

1 - تزود المقاصة الهيئة والوزارة تقرير النصاب الصادر من النظام الإلكتروني في حال الطلب، ويتم إرساله إلى البريد الإلكتروني المعرّف للجهتين.

2 - تزود المقاصة الهيئة والوزارة تقرير نتائج التصويت على بنود الاجتماع الصادر من النظام الإلكتروني في حال الطلب، ويتم إرساله إلى البريد الإلكتروني المعرّف للجهتين.

3 - تزود المقاصة الهيئة والوزارة تقرير الملاحظات والتحفظات الواردة من المساهمين المشاركين في حال الطلب، ويتم إرساله إلى البريد الإلكتروني المعرف للجهتين.

4 - يتم تحميل تسجيل نقل فعاليات اجتماع الجمعية العامة على موقع المقاصة الآلي المخصص وتعطى الوزارة والهيئة صلاحية الدخول والاطلاع.

5 - يتم أرشفة جميع المستندات والتقارير والتسجيل الخاص بنقل الفعاليات الكترونيا مع الاحتفاظ بها مدة لا تقل عن سنتين، بما يسهّل استرجاعها عند الحاجة، ولا تكون المقاصة مسؤولة بعد مرور هذه الفترة عن توفيرها.