9 قواعد لاستخدام البريد الإلكتروني بفاعلية وكفاءة في العمل

9 قواعد لإرسال بريد إلكتروني

القاعدة

التوضيح

1- سرعة الرد

- هناك أشخاص يمكن الاعتماد عليهم في الرد فورًا على رسائل البريد الإلكتروني، وآخرون لا يستطيعون ذلك، ومن الأفضل أن يسعى الجميع ليكونوا من النوع الأول، فأفضل الأشخاص هم الذين يردون بسرعة على البريد الإلكتروني، ليس فقط على أناس بعينهم ولكنهم يردون على الجميع.

- فسرعة الرد تعطي انطباعًا إيجابيًا عن الشخص وتجعل فريق العمل والزملاء يشاركونه في المناقشات والقرارات المهمة، كما أن سرعة الاستجابة تعزز ثقافة الصراحة والجدارة، ويمكن أن يكون ذلك عبر رسالة قصيرة أفضل من تجاهل البريد الإلكتروني.

2- كتابة رسالة واضحة خالية من الثرثرة

- يحتاج وصف مشكلة ما بوضوح في رسالة إلكترونية إلى إنفاق وقت أكثر وليس أقل، إذ ينبغي كتابة مسودة أولاً وبعد إنجازها ينبغي قراءتها وحذف الكلمات غير الضرورية، فحين سُئل الروائي الراحل "إلمور ليونارد" عن سر نجاحه ككاتب أجاب بأنه يحذف الأجزاء التي يتخطاها الأشخاص، وكذلك معظم رسائل البريد الإلكتروني تكون مليئة بالأجزاء التي يمكن أن يتخطاها الأشخاص.
 

3- تنظيف صندوق الرسائل الواردة باستمرار

- ينفق العديد من الأشخاص الكثير من الوقت في النظر في صندوق الرسائل الواردة لاتخاذ قرار بشأن أي الرسائل يمكن الرد عليها، أو في إعادة قراءة الرسالة نفسها عدة مرات لأنه لم يتم الرد عليها من المرة الأولى.

- لذلك ينصح "شميدت" بضرورة الرد على الرسالة في الحال ومن المرة الأولى في حالة معرفة الرد المناسب لحظة قراءتها، بدلاً من إضاعة الوقت في فتحها وقراءتها عدة مرات، لأنه في حالة فعل ذلك لن يتبقى في صندوق الرسائل سوى تلك الرسائل المعقدة التي تتطلب تفكيرًا أعمق، ويمكن وضع علامة "to read" عليها من أجل قراءتها في وقت لاحق.

- ينبغي تنظيف البريد الإلكتروني بشكل يومي، والإبقاء في حالة الضرورة على أقل من خمس رسائل فحسب، لأن أكثر من هذا الرقم سوف يؤدي إلى إضاعة الوقت في التفكير في قائمة الرسائل الطويلة وأيهم أهم.

4- الرد على الرسائل الأخيرة أولاً

- ينبغي التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بطريقة "الرسائل التي تصل مؤخرًا يتم الرد عليها أولاً".
 

5- الرسائل المفيدة

- حين يتلقى الشخص رسالة بها معلومات مفيدة، عليه أن يفكر فيمن يمكن أن يستفيد من ذلك أيضًا، ومن الممكن قراءة رسالة البريد الإلكتروني في نهاية اليوم والتفكير فيما كان ينبغي إرساله ولم يتم إرساله.
 

6- النسخة المخفية (bcc)

- في حالة استخدام هذه النسخة ينبغي أن يسأل الشخص نفسه "لماذا؟"، ويكون الجواب غالبًا أن الشخص يحاول أن يخفي شيئًا ما، مما يأتي بنتائج عكسية خاصة في أجواء تتسم بالشفافية.

- الحالة الوحيدة التي يمكن استخدام النسخة المخفية بها حين يتم استخدام "الرد على الجميع" في العديد من الرسائل بينما هناك أشخاص لم يعد لهم صلة بموضوع النقاش، حينئذ يفضل نقل أسمائهم إلى (bcc).

7- تجنب الحدة

- فإذا كان هناك من ضرورة للصراخ والحدة ينبغي فعل ذلك وجهًا لوجه، لأن فعل ذلك عبر البريد الإلكتروني أسهل بكثير من فعله على أرض الواقع.
 

8- تسهيل متابعة الطلبات

- في حالة إرسال مذكرة بطلب إلى شخص ما، من المهم الاحتفاظ بنسخة من المذكرة وكتابة "متابعة" عليها، لتسهيل العثور على الأشياء التي لم تُنجز ومتابعتها، ويمكن إعادة إرسال النسخة الأصلية مع تضمينها مقدمة جديدة وسؤال إذا ما تم إنجاز المهمة.
 

9- إرسال الرسائل المهمة

- يمكن للشخص أن يرسل لنفسه الرسائل المهمة التي قد يحتاج إليها في المستقبل، مع إضافة كلمات قليلة تعبر عن محتوى الرسالة لتسهل البحث من خلالها فيما بعد، ويمكن فعل ذلك ليس فقط مع رسائل البريد الإلكتروني، وإنما أيضًا مع الوثائق المهمة مثل جوازات السفر والرخصة وبطاقة التأمين الصحي.